Réflexions et observations sur la technologie, les affaires et le changement.
« Actionner » les rapports
Les rapports traditionnels que l’on retrouve et que l’on rédige en entreprise posent plusieurs problèmes :
- Ils sont coûteux en temps à rédiger (et donc un certain impact financier au final…).
- Personne n’aime les rédiger.
- Personne n’aime les lire.
- Ils sont habituellement très génériques et floues.
- Ils sont trop longs.
- Ils évoluent mal dans le temps puisqu’un rapport, c’est plutôt statique.
- Les conclusions sont flous puisque personne n’ose assumer la responsabilité des actions qui en découleront.
- …
Une suggestion : « actionner » les rapports. C’est-à-dire, faire de ces derniers des plans d’action.
Le problème avec le terme « rapport » et lorsqu’on demande à quelqu’un d’en rédiger, c’est que le mot n’incite pas à l’action : il incite à la constatation.
Un plan d’action, à l’opposé, possède plusieurs avantages :
- C’est un plan. Par définition, cela implique d’avoir une certaine considération stratégique.
- Lorsqu’on propose des actions, cela implique d’avoir fait l’état des lieux et des constatations auparavant.
- La proposition d’actions implique d’assumer ses propos.
- Des actions se résument bien en points de forme : cela donne des rapports concis.
- Un plan d’action, c’est modifiable et flexible.
- Un plan d’action incite à passer à…l’action.
- Il est possible de quantifier des actions (en temps et en argent)
- …
C’est une question de terminologie, mais fait toute la différence quant à ce qui est attendu du document et des responsabilités qui s’y rattachent.
Président de i5 Conseil, je partage sur ce blog mes observations sur la technologie, les affaires et le marketing. En savoir plus.
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Bonjour,
Cela dépend de l’angle duquel on voit les choses! Il y a différentes sortes de rapports, et chacune d’elles répond à un besoin en particulier. Ce besoin peut-être autant banal qu’important!
Je suis d’accord avec vous en ce qui concerne les longues durées de rédactions et de lectures que les rapports engendrent. Je suis d’accord, aussi, avec le fait d’actionner les rapport peut-être très bénéfique. Par contre, je dirais, actionner »une certaine sorte » de rapport seulement. En effet, on ne peut actionner un rapport qui représente une explication d’un processus par exemple, ou un rapport coûts-bénéfice, ou tout bonnement, un rapport explicatif! Plusieurs grandes entreprises internationales utilisent ce qu’on appelle des »plan d’actions » qui résument exactement la définition de votre solution. Ce genre de rapport est parfait pour expliquer ce qui doit être fait et la manière avec laquelle ca doit être fait. Par contre, il ne donne pas d’information en ce qui concerne les bénéfices ou les pertes que telle action peut apporter il n’informe pas le contenu d’une action, il n’expose pas les besoins d’affaires et de ressources, il ne traduit pas la problématique, et surtout il ne comble pas les besoins d’informations dans la gestion de projet.
Dans le domaine organisationnel l’utilisation du rapport est tout autant importante que celle des plans d’action! Du moins, pour le moment!
Cela reste qu’un avis personnel.
Je tiens à vous féliciter pour votre site! Très intéressant.
Merci pour votre commentaire!
En fait, je ne suis pas contre l’objectif du rapport et la démarche qui mène à sa rédaction, qui eux sont très louables.
C’est plutôt dans la lourdeur du livrable, l’aspect statique du rapport et le transfert de connaissance qui ne s’effectue que très rarement via un rapport.
Le « rapport » a une valeur puisqu’il assure une pérennité de l’information dans le temps, chose qui ne peut être accomplie par de simples communications verbales ou encore via des « plans d’actions ».
Par contre, je me questionne si le rapport traditionnel est le meilleur médium pour assurer cette pérennité de l’information et surtout, sa consultation. En effet, plusieurs rapports rédigés en entreprise s’entrecoupent de la même information, ne sont pas re-consultés après quelques mois de par leur lourdeur et aussi puisqu’ils sont enterrés dans un dossier public sur le serveur de l’entreprise, noyé au sein des autres.
Ainsi, est-ce qu’une plateforme plus dynamique (web?) et de nature collaborative permettrait d’y rédiger des analyses, des recommandations, d’y déposer des processus, mais tout ça en assurant une duplication d’information minimale et des liens entre les différentes interventions. D’assurer que l’information puisse maturer dans le temps sans avoir à rédiger un nouveau rapport, mais plutôt à apporter des modifications de façon dynamique à du contenu existant.
Est-ce que cette dite plateforme pourrait permettre à des employés de « s’abonner » à certains contenus ou « rapports » et de recevoir une alerte lorsque des modifications sont effectuées?
Ah…Ça fera l’objectif d’un prochain billet je crois
Mais somme toute, ce n’est donc pas en l’objectif et la démarche du rapport en lequel je ne crois pas, mais plutôt au livrable en tant que tel.
Merci encore de votre commentaire!
[...] et lourdeur du livrable Je parle quelques fois de limiter les rapports, d’essayer de les rendre actionnables et parfoi…. Par contre, je crois qu’il soit bon de préciser quelques points par rapport à ce [...]
Merci de me répondre,
Je suis tout à fait d’accord avec vos propos. Ça serait un idéal de mettre en place une plate-forme qui répondrait aux besoins d’analyses et traitement. C’est de la B.I (Business Intligence) pure et simple. Il existe des plate-formes web qui réunissent les rapports entre eux, qui les indexent et qui les mettent à la disposition des employés, mais ne permettent pas »pour l’instant » de prévenir la duplication de l’information. Son invention peut être très appréciés
Bon courage pour le reste
Ps: Je vous ai envoyé quelques questions en privé. e