Benoit Tremblay

Je parle quelques fois de limiter les rapports, d’essayer de les rendre actionnables et parfois aussi…de leur inutilité. Par contre, je crois qu’il soit bon de préciser quelques points par rapport à ce scepticisme face aux rapports. Ce qu’il faut savoir, c’est que c’est plutôt dans la lourdeur du livrable, l’aspect statique du rapport et le transfert de connaissances qui ne s’effectue que très rarement via ce médium que j’en aie.

Le rapport a une valeur et a encore (aura probablement toujours) la possibilité d’être utile puisqu’il assure entre autres une pérennité de l’information: chose qui ne peut être accomplie que par de simples communications verbales ou encore via des plans d’action. Par contre, je me questionne si le rapport traditionnel est le meilleur médium pour assurer cette pérennité de l’information et surtout, sa consultation.

En effet, plusieurs rapports rédigés en entreprise s’entrecoupent de la même information et ne sont pas reconsultés après quelques mois. Il y plusieurs raisons, mais de par leur lourdeur et aussi de par leurs méthodes de stockage (lire enterrés dans un dossier public au fin fond d’un serveur) douteuses, cela rend la consultation difficile, peu agréable et peu propice à la relecture ou encore la révision.

Ainsi, est-ce qu’une plateforme plus dynamique (web?) et de nature collaborative permettrait d’y rédiger des analyses, des recommandations, d’y déposer des processus, mais tout ça en assurant une duplication d’information minimale et en offrant la possibilité d’effectuer des liens entre les différentes interventions? Cette même plateforme permettrait-elle d’assurer que l’information puisse maturer dans le temps sans avoir à rédiger un nouveau rapport, mais plutôt en y apportant des modifications de façon dynamique? Est-ce que cette dite plateforme pourrait permettre à des employés de s’abonner à certains contenus ou rapports et de recevoir une alerte lorsque des modifications sont effectuées? À noter qu’on parle de besoins propres aux rapports, mais cela s’applique à une panoplie de documents, peu importe le nom qu’on leur donne.

Plein de questions, peu de réponses pour le moment. En fait, je crois que nous faisons face à un point tournant si nous voulons que l’entreprise avance à la vitesse du web, sans toutefois sacrifier la qualité, la pérennité de l’information et les communications.

Somme toute, ce n’est donc pas en l’objectif et en la démarche de rédaction du rapport en lequel je ne crois pas, mais plutôt au livrable en tant que tel et son format de présentation.

[Note] Sharepoint répond certainement à quelques-uns de ces besoins. À noter que Sharepoint est à l’Intranet ce que le rapport est au livrable.

J’écrivais plus tôt sur les flux RSS et l’importance d’être abonné à une liste qu’il nous est humainement possible de lire. Je mentionnais aussi que je n’étais pas abonné à tous ces blogs de nouvelles web (Mashable, Techcrunch, Gizmodo, etc.), principalement du au fait que ces derniers publient une quantité incroyable d’articles qui demeureront non-lus à 90%, ce qui a comme conséquence de diluer le contenu à forte valeur.

Je ne diminue pas pour autant la valeur de ces blogs et il y a très certainement un intérêt à y être abonné. Par contre, une stratégie de filtrage est souvent adéquate lorsqu’on suit une grande quantité de ces blogs.

Une suggestion : Yahoo Pipes.

Yahoo Pipes permet d’effectuer un traitement sur une série de flux RSS afin de les filtrer. Ainsi, on voit souvent dans les titres des articles de plusieurs blogs de nouvelles des marqueurs comme [VIDEO], [PHOTO], etc. (Voir exemple ici), ce qui permet de filtrer certains types d’articles. Ce n’est bien sûr qu’un exemple, Pipes permet de faire une panoplie de traitements assez avancés.

Voilà, une simple suggestion afin d’avoir une liste de lecture plus agréable à lire. Et possible de lire.

RSS, quelle belle technologie. Technologie nous permettant de nous abonner à nos blogues et contenus favoris et d’agglomérer le tout à un seul et même endroit. Le problème est qu’on recrée consciemment un problème contre lequel on essaie de se battre tous les jours: un trop-plein d’information.

Comment se sort-on d’une boîte de courriel contenant constamment 150 courriels non lus? Plusieurs utilisent la méthode « marqué comme lu », afin de se donner la conscience du devoir accompli, mais on sait tous que le problème est remis à plus tard. C’est la nature du courriel : le niveau de contrôle sur la quantité de courriels que l’on reçoit dans une journée est minime (même si possible à gérer).

À l’opposé, s’il y a bien un aspect sur lequel on a le contrôle, c’est notre lecteur de flux RSS. Pourtant, de façon très consciente, la majeure partie du contenu demeure non lu et le bon contenu passe sous le radar, dilué dans la masse. Le problème, je crois, est qu’on s’abonne à du contenu intéressant et non du contenu pertinent. La différence est importante.

Je ne suis pas abonné à ces blogs (Mashable, Gizmodo, Techcrunch, etc.) qui produisent des dizaines et des dizaines d’articles par jour. Le contenu est intéressant, mais pas nécessairement toujours pertinent et essentiel. C’est ce qui leur permet de publier 20 fois par jour. Je les visite plutôt de façon individuelle de tant à autre ou laisse twitter les filtrer automatiquement.

Dans le monde des conférenciers, certains en sont venus à un nombre maximum de diapositives pour une présentation, puisque l’humain ne peut qu’intégrer un certain nombre maximum de concepts en un laps de temps limité. Pourquoi n’y aurait-il pas une taille maximale à la quantité de contenu auquel il est humainement possible de s’exposer tous les jours afin d’en tirer son plein potentiel?

Lorsqu’on limite son lecteur de flux RSS, on augmente aussi nécessairement la qualité de nos lectures. Ajouter un nouveau blog nécessite peut-être de se désabonner d’un autre. Ce nouveau blog en vaut-il la peine?

Pourquoi ne pas avoir une « zone d’essai » dans sont lecteur, dossier dans lequel on « test » de nouveaux blogs? 10 jours d’essai.

Une vingtaine de blogs (pas de type « nouvelles »), une zone tampon d’une dizaine de jours pour 2-3 blogs à la fois, plus ou moins une quinzaine d’articles par jour, ça semble intéressant.

C’est le printemps, pourquoi ne pas faire le ménage (sauf votre blog favori… bien sûr).

L’utilisation d’un blog à des fins d’affaires ou encore du web dans son ensemble est un point souvent très problématique en entreprise.

En effet, une vitrine statique c’est facile et particulièrement tentant à mettre en place : le niveau d’engagement et de responsabilité est en effet plutôt minime.

Lorsqu’il s’agit de publier du contenu et d’adopter une approche plus dynamique, tout se corse. Que dit-on? Dans quelle langue? À qui s’adresse-t-on? Quelle est notre approche? Pourquoi le fait-on? Quelles sont nos attentes? Quelles sont les attentes de notre auditoire? Qui est en charge? etc., etc., etc.

Ce sont des questions accessoires.

Les deux caractéristiques que j’observe des entreprises qui partent avec une longueur d’avance dans ce monde rapide basé sur le web sont:

• Capacité et volonté de l’équipe à assumer les risques et responsabilités de tout ce qui vient avec la publication et la mise en ligne de contenu sur une base régulière;
• La volonté de travailler en équipe, de créer des comités de discussion et de ne pas relayer la responsabilité à une seule personne.

Ça semble tout simple.

Le fait est que peu de personnes et d’équipes sont prêtes à sacrifier le confort du day-to-day pour un monde rempli d’opportunités, mais dans lequel les risques et les enjeux sont un peu plus grands et dans lequel il y a des comptes à rendre.

Le fait est aussi que d’engager un gestionnaire de communauté ne règlera pas magiquement la question, au même titre qu’un ou une réceptioniste classique ne peu répondre à toutes les interrogations : elle ne peut que les relayer aux bonnes personnes.

Les bonnes personnes. C’est Jim Collins, l’auteur de Good to Great, qui disait que ce n’était pas où l’autobus allait qui était important, mais bien les gens qu’on mettait dedans qui comptait. L’autobus se rendra bien ensuite à quelque part d’intéressant.

Somme toute : les bonnes personnes, acceptation des risques (et aussi des bénéfices qui en découlent!), travail d’équipe et collaboration.

À noter que bonnes personnes mène aussi souvent directement à acceptation des risques et travail d’équipe. Comme la vie fait bien les choses.

À l’heure du web, dans un monde particulièrement rapide, une phrase revient souvent:

Les gens ne lisent plus.

Généralisation excessive? Probablement. Ce qu’on ne leur ferait pas dire, à ces gens.

Il y a tout de même un peu de vrai : l’attention est de plus en plus difficile à retenir chez les gens et qui dit attention faible, dit peu d’intérêt pour la lecture attentive.

Savoir synthétiser sa pensée et l’exprimer clairement devient de plus en plus important, et ce, dans toutes nos communications. C’est la différence entre un courriel lu menant à l’action et un courriel à moitié lu tombant dans l’oubli. C’est la différence entre un visiteur engagé envers un site Internet et un visiteur pour qui visiter un autre site est probablement plus tentant.

C’est parfois des employés engagés qui peuvent participer à un blog collaboratif sans que l’on soit craintif face à chaque publication qui sera mise en ligne. C’est certainement aussi une économie de temps précieuse qui nous évite d’avoir à repasser chaque texte rédigé.

Or, les offres d’emploi sont souvent bourrées de préalables techniques et humains, mais très rarement parle-t-on de ce besoin de savoir rédiger de façon concise et cohérente.

Pourtant, avec le nombre de communications incroyable à entretenir chaque jour, reconnaître la valeur des mots représente une économie de temps et d’argent substantiel. Sans compter le bonheur de ne pas avoir à s’inquiéter pour chaque communication susceptible de devenir publique.

C’est vrai, les gens ne lisent plus. Et il y a une raison.

Un petit test tout simple…

Un test dont je ne peux me donner le crédit malheureusement, il est beaucoup plus vieux que moi.

Lorsque face à un choix ou une décision difficile : tirer à pile ou face.

Non pas parce que magiquement la pièce choisira pour nous, mais plutôt puisque la beauté de tirer au sort avec une pièce de monnaie est que pendant le bref moment pour lequel la pièce est dans les airs, on sait soudainement ce qu’on espère.

D’ailleurs, prédiction/constatation gratuite :  face au choix, ce qu’on espère est habituellement l’option la moins logique.

Sur une note business, on devrait faire ce test ou adopter cette logique plus souvent en entreprise : on se retrouverait avec moins de rapports, de plans, de réunions et beaucoup plus d’innovation basée sur l’initiative : l’initiative illogique, mais pleine de sens.

Les rapports traditionnels que l’on retrouve et que l’on rédige en entreprise posent plusieurs problèmes :

• Ils sont coûteux en temps à rédiger (et donc un certain impact financier au final…).
• Personne n’aime les rédiger.
• Personne n’aime les lire.
• Ils sont habituellement très génériques et floues.
• Ils sont trop longs.
• Ils évoluent mal dans le temps puisqu’un rapport, c’est plutôt statique.
• Les conclusions sont flous puisque personne n’ose assumer la responsabilité des actions qui en découleront.
• …

Une suggestion : « actionner » les rapports. C’est-à-dire, faire de ces derniers des plans d’action.

Le problème avec le terme « rapport » et lorsqu’on demande à quelqu’un d’en rédiger, c’est que le mot n’incite pas à l’action : il incite à la constatation.

Un plan d’action, à l’opposé, possède plusieurs avantages :

• C’est un plan. Par définition, cela implique d’avoir une certaine considération stratégique.
• Lorsqu’on propose des actions, cela implique d’avoir fait l’état des lieux et des constatations auparavant.
• La proposition d’actions implique d’assumer ses propos.
• Des actions se résument bien en points de forme : cela donne des rapports concis.
• Un plan d’action, c’est modifiable et flexible.
• Un plan d’action incite à passer à…l’action.
• Il est possible de quantifier des actions (en temps et en argent)
• …

C’est une question de terminologie, mais fait toute la différence quant à ce qui est attendu du document et des responsabilités qui s’y rattachent.

… parce que nos clients ne sont pas très « branchés ».

Intuition classique. Phrase récurrente. Souvent faux et sans fondements.

Ensuite, le problème est que lorsqu’on se dit ça en masse et au sein d’une même industrie, aucun service novateur n’émerge. Aucun service novateur émergeant, aucune raison d’aller en ligne.

Aucune raison d’aller en ligne, des clients pas branchés.

C’est un peu le paradoxe de l’oeuf et de la poule.

Une façon plus intéressante de le voir : aucun compétiteur n’a encore eu la vision d’exploiter un terrain de jeu encore vierge dans lequel il y a possibilité de se démarquer et d’être un leader.

Parce que de toute façon, quelqu’un défrichera bien le terrain éventuellement et on sait tous comment il sera perçu : celui qui a démocratisé l’industrie et ouvert la porte. Ensuite, les autres suivront, avec des copies.

C’est donc plus une question de choisir son camp…

L’économie numérique semble avoir créée depuis quelques années une course plutôt particulière et un peu insensée : une course vers l’acquisition d’une portion de cette fameuse tarte qu’est l’investissement publicitaire.

Plusieurs services ont été bâtis et sont encore bâtis de façon massive autour de ce modèle. C’est particulier : bâtir une communauté, déterminer un modèle de revenu publicitaire, inviter des annonceurs et ensuite prier pour que la communauté croisse afin que les revenus croissent aussi.

Ce qui est dommage avec cette approche c’est que des milliers de startups sont créées autour d’un modèle de revenu hypothétique basé sur deux choses très volatiles:

• La publicité
• Une communauté

Il s’agit probablement du rêve associé aux succès des Facebook et YouTube de ce monde, mais ou est passé le modèle simple de :

• Répondre à un besoin réel;
• Vendre un service ou un produit répondant à ce besoin;
• Avoir une relation saine entre acheteur et fournisseur puisqu’il y a un échange de valeur entre les deux partis?

C’est simpliste, vous me direz. Oui. C’est la beauté de la chose en fait.

Se dirige-t-on vers une bulle?

Il faut un brin de génie pour réinventer le ventilateur sur pied et pour en faire un produit qui vous place dans une catégorie complètement à part.

Lorsqu’on arrive à retirer le coeur d’un produit, puis le remplacer par quelque chose de complètement différent qui améliore le produit, tout en le rendant plus esthétique, c’est à mon sens de l’innovation. Plus particulièrement lorsqu’il s’agit d’un design qui n’a pas évolué depuis plus de 100 ans.

Dyson est en quelque sorte le Apple des électroménagers : des produits premiums, innovants et sans compromis, pour un public prêt à payer pour des produits sans compromis.