Chaque matin, je reçois l’infolettre « 10 Things in tech you need to know » de Business Insider. Le principe est simple : quelqu’un est responsable de filtrer les nouvelles de la veille et présente dans une infolettre les 10 nouvelles les plus importantes, ce qu’il ne faut pas manquer bref.

Ça me sauve un temps fou, m’évite de suivre une foule de blogues technologiques rapportant plus ou moins les mêmes nouvelles et cela fait maintenant partie d’une certaine routine matinale. C’est un outil de productivité.

Ce à quoi cela m’amène à réfléchir est : pourquoi ne pas introduire une routine similaire à l’intérieur de l’entreprise? « 10 choses à savoir ce matin  » ou encore « 10 choses à savoir cette semaine ». Un mélange de veille stratégique et de nouvelles importantes concernant l’entreprise ou ses compétiteurs. Cela peut être fait au niveau de l’entreprise dans son ensemble ou encore par département, tout dépendant de la taille de cette celle-ci.

Ainsi, moins de « Ah, je n’étais pas au courant!».

Les points importants pour que cela soit utile :

• Maximum 10 points, sinon c’est trop d’information;
• Une ligne par nouvelle avec un lien vers plus d’information si nécessaire. 10 paragraphes n’obtiendraient pas le même taux de lecture;
• Pas de termes corporatifs endormants : aller directement au but;
• L’information relayée doit être liée au travail des personnes qui la reçoive, considérer plusieurs listes pour plusieurs départements;
• Assurer une pérennité en stockant les envois dans un point central : l’Intranet de l’entreprise par exemple.

Nous avons vu émerger au courant des années 2000 un nouveau concept auquel plus ou moins personne n’était préparé : la gratuité de l’initiative du à la démocratisation de l’information.

Pendant des décennies, l’accès à un canal de communication de masse était un luxe. L’accès à du matériel technologique spécialisé était la propriété des meilleures écoles et des meilleures entreprises. L’accès à la réalisation de projets d’envergure nécessitait de l’argent, de connaître les bonnes personnes, l’accès à des canaux de communication et de distribution puissants, ainsi que du matériel spécialisé.

Somme toute, un système puissant issu de la révolution industrielle était mis en place afin de freiner la prise d’initiatives : on s’assurait ainsi que tout changement proviendrait du sommet de la hiérarchie, changement qui serait ensuite exécuté par le bas de la hiérarchie.

Tout ce qui était autrefois un frein à l’initiative, comme l’accès à un canal de communication et de distribution de masse, ainsi que des technologies avancées est maintenant démocratisé. Plus beaucoup de choses n’empêchent une personne avec une bonne idée de l’essayer, à temps perdu. De l’essayer et de prendre la chance que cela fonctionne. De l’essayer et de rassembler les gens autour d’une même idée. De l’essayer et d’être le leader d’un projet, d’une idée et d’un groupe de gens. De l’essayer et de réussir.

Est-il logique qu’on puisse avoir accès à ce niveau d’initiative seulement en dehors du travail? Seulement en dehors du système scolaire? Probablement pas.

Alors la question est : comment l’entreprise et l’école moderne peuvent-elles profiter de la gratuité de l’initiative à titre de tremplin pour l’innovation, la libre circulation des idées, la rétention et le recrutement de personnel, la motivation, la collaboration et l’émergence de nouveaux leaders?

L’utilisation d’un blog à des fins d’affaires ou encore du web dans son ensemble est un point souvent très problématique en entreprise.

En effet, une vitrine statique c’est facile et particulièrement tentant à mettre en place : le niveau d’engagement et de responsabilité est en effet plutôt minime.

Lorsqu’il s’agit de publier du contenu et d’adopter une approche plus dynamique, tout se corse. Que dit-on? Dans quelle langue? À qui s’adresse-t-on? Quelle est notre approche? Pourquoi le fait-on? Quelles sont nos attentes? Quelles sont les attentes de notre auditoire? Qui est en charge? etc., etc., etc.

Ce sont des questions accessoires.

Les deux caractéristiques que j’observe des entreprises qui partent avec une longueur d’avance dans ce monde rapide basé sur le web sont:

• Capacité et volonté de l’équipe à assumer les risques et responsabilités de tout ce qui vient avec la publication et la mise en ligne de contenu sur une base régulière;
• La volonté de travailler en équipe, de créer des comités de discussion et de ne pas relayer la responsabilité à une seule personne.

Ça semble tout simple.

Le fait est que peu de personnes et d’équipes sont prêtes à sacrifier le confort du day-to-day pour un monde rempli d’opportunités, mais dans lequel les risques et les enjeux sont un peu plus grands et dans lequel il y a des comptes à rendre.

Le fait est aussi que d’engager un gestionnaire de communauté ne règlera pas magiquement la question, au même titre qu’un ou une réceptioniste classique ne peu répondre à toutes les interrogations : elle ne peut que les relayer aux bonnes personnes.

Les bonnes personnes. C’est Jim Collins, l’auteur de Good to Great, qui disait que ce n’était pas où l’autobus allait qui était important, mais bien les gens qu’on mettait dedans qui comptait. L’autobus se rendra bien ensuite à quelque part d’intéressant.

Somme toute : les bonnes personnes, acceptation des risques (et aussi des bénéfices qui en découlent!), travail d’équipe et collaboration.

À noter que bonnes personnes mène aussi souvent directement à acceptation des risques et travail d’équipe. Comme la vie fait bien les choses.

Nous avons industrialisé le monde du travail.

Nous avons pris un modèle datant de plus de 100 ans, soit la chaîne de montage, et l’avons adapté à l’espace de bureau traditionnel : nous avons pris des espaces, y avons mis des cubicules et des gens et ensuite avons organisé le tout selon un modèle basé sur l’accomplissement de tâches plus ou moins prédéfinies.

Essentiellement, le modèle a été construit autour de silos d’informations.

Ce modèle fonctionne particulièrement bien pour la fabrication de produits physiques nécessitant une répétition d’actions de façon plus ou moins machinale dans un environnement standardisé, mais n’est en aucun cas adapté aux besoins de l’entreprise moderne.

En fait, ce modèle a probablement relativement bien fonctionné pendant plusieurs années, soit jusqu’à l’arrivée du web.

Les comportements des individus depuis les 15 dernières années ont changé considérablement : de modes de communications de types un à un, nous avons passé à des modes de communication en réseaux et dans des réseaux de plus en plus grands.

À l’opposé, l’entreprise classique a continué d’évoluer au sein d’une approche basée sur les silos d’information. Le réflexe a donc été de bâtir de plus en plus de silos pour répondre aux attentes individuelles des clients de plus en plus élevées et éventuellement de connecter ces silos entre eux de façon plus ou moins efficace.

Il y s’est donc construit un écart flagrant entre les attentes des clients et la capacité de l’entreprise à répondre à ces dernières. Ainsi, l’entreprise stagne et ne réagit plus devant la quantité de stimulus auxquels elle doit faire face.

Une solution, c’est de voir l’entreprise comme une entité organique.

Bien que j’aurais aimé avoir inventé le terme, le principe d’organisation organique a été introduit il y a plus de 60 ans, mais n’a jamais vraiment vu le jour… étant probablement trop à l’opposé du modèle organisationnel classique de l’époque.

Je vous introduis à la définition sommaire de l’organisation organique que l’on retrouve sur Wikipedia :

A term created by Tom Burns and G.M. Stalker in the late 1950s, organic organizations, unlike mechanistic organizations (also coined by Burns and Stalker), are flexible and value external knowledge.

Also called organismic organization, this form of organizational structure was widely sought and proposed, but never proved to really exist since it, adversely to the mechanistic organization, has the least hierarchy and specialization of functions. For an organization to be organic, people in it should be equally leveled, with no job descriptions or classifications, and communication to have a hub-network-like form. It thrives on the power of personalities, lack of rigid procedures and communication and can react quickly and easily to changes in the environment thus it is said to be the most adaptive form of organization.

An organic organization is a fluid and flexible network of multi-talented individuals who perform a variety of tasks, as per the definition of D. A. Morand.

Organic Organizations Leads to Teamwork An organic organization is when the organization exist dependently, meaning that the organization takes into consideration the needs of their employees. Since in an organic organization the ideas and opinions of the employees are taken into consideration, this leads to group leadership and teamwork. Group leadership, is better than individual leadership because there are several people controlling the environment, instead of one person telling everyone what is expected. Since organic organizations takes into consideration the ideas of the employees this opens the doors to create teamwork among employees. The use of Organic Organizations is good because in some way it becomes an incentive to employees to perform to the best of their ability.

Qui aurait cru que cette approche ait été proposée en 1950? On croirait lire une solution à plusieurs problèmes de taille auxquels fait face l’entreprise moderne:

• Temps de réaction de plus en plus rapide nécessaire
• Capacité d’adaptation constante
• Problème de recrutement, de motivation des employés et de rétention
• Besoin de livrer des résultats et de générer des idées
• Décentralisation des décisions essentielle
• Travail d’équipe et collaboration essentiel
• Travail en réseaux (hub)
• Etc.

La nature ne fonctionne peut-être pas de façon « organique » pour rien : il s’agit peut-être du modèle le plus efficace… et étrangement applicable au monde du travail.

Note : dans une lignée similaire, mais adapté à une autre « industrie » je vous suggère l’excellent billet de Luc et Myriam Gendron sur l’école de demain.

La transparence c’est bien, voire même essentiel à plusieurs niveaux dans un monde bâti autour du web.

Par contre, je ne crois pas que cela implique de tout dire, à n’importe quel moment : il y a un temps opportun pour tout.

Je me suis récemment inscrit à une infolettre. Dans le bref courriel de remerciement reçu suite à l’inscription, la moitié du contenu (soit environ 2 paragraphes) était consacré à expliquer comment me désabonner et qu’un lien de désabonnement serait présent dans chaque courriel subséquent que je recevrai.

Ce courriel aurait été une bonne occasion de me mettre dans l’attente de la prochaine infolettre, de bâtir une certaine forme d’enthousiasme et de me confirmer en quelque sorte que je ne regretterais pas cet abonnement. Ainsi, je n’en sais pas vraiment plus sur le futur contenu de cette infolettre, outre le fait qu’elle contiendra un lien de désabonnement.

J’ai apprécié la transparence, mais déjà, l’idée qui m’a été implantée, est qu’un jour j’aurai besoin du lien de désabonnement…

J’ai reçu récemment un dépliant du député du Bloc québécois de mon comté pour souligner le temps des fêtes et la nouvelle année (du moins, c’est ce qu’on laisse entendre).

C’est bien sûr pratique courante et cela est tout à fait légitime. Par contre, là où il y a une problématique, c’est au niveau du message véhiculé. Le message que l’on retrouve dans la carte débute comme suit:

Au moment où vous lirez ces lignes, le calme régnera dans les murs du Parlement après une autre session lors de laquelle le gouvernement conservateur aura tout déployé pour imposer sa pensée unique en s’attaquant à nos institutions parlementaires pour les affaiblir. [...]

Ces lignes donnent le ton à un message qui du début à la fin, se veut une attaque politique. Aucun voeu de bonne année, ni souhait de joyeuses fêtes.

Je mets souvent de l’avant l’importance de créer et développer de la valeur avant toute chose, que ce soit via le web ou tout autre environnement et cette expérience en est un bon exemple.

Le fait de profiter de cette période des fêtes comme tremplin politique n’a comme objectif que de créer de la valeur pour le messager, soit le parti politique en question.

L’approche idéale aurait probablement été de laisser la politique de côté et d’aller de l’avant avec ce qui compte vraiment pour l’auditoire visé, soit de simples voeux de prospérité pour la nouvelle année.

Créer de la valeur pour son auditoire, c’est indirectement créer de la valeur pour soi. L’inverse n’est malheureusement pas possible.

Nous assistons depuis quelques années (avec le Web entre autres) à une certaine forme de démocratisation de la technologie et des communications: de plus en plus, l’accès à des plateformes ou appareils technologiques puissants (téléphones intelligents par exemple) et à des moyens de communication particulièrement efficaces (vidéos, blogs, médias sociaux, etc.) est possible pour tous et à un coût relativement faible.

Cela chamboule bien sûr nos habitudes de vie et de travail à tout et chacun et de ce fait, il y a quelques façons de réagir:

• Restreindre et contrôler;
• Ridiculiser;
• Éviter;
• Comprendre et utiliser.

À mon plus ou moins grand étonnement, nous avons tendance à réagir selon les trois premiers points: nous cherchons par exemple à restreindre l’utilisation des nouveaux modes de communication à l’école et au travail ou encore nous ridiculisons la nature et le niveau de profondeur des communications sur les réseaux sociaux.

De façon sommaire, on se donne beaucoup de raisons d’éviter.

Malheureusement ou heureusement, le seul moyen d’aborder ces changements et de les intégrer, que ce soit à l’école, au travail ou dans notre vie de tous les jours, c’est d’en comprendre l’essence.

C’est en effet cette compréhension qui permet de passer à l’étape suivante, soit d’intégrer et d’utiliser la technologie dans nos environnements sociaux plutôt que de la repousser, la ridiculiser ou la contrôler.

Et puisque ce n’est plus un secret pour personne que le tout est en train de se passer devant nos yeux, c’est dans notre intérêt collectif de débuter maintenant…